Xalq deputatlari viloyat, tuman va shahar Kengashlari kotibiyati faoliyatini tashkil etish tartibi amaldagi Nizom bilan belgilangan bo‘lib, uning asosiy maqsadi mahalliy Kengash faoliyatini samarali tashkil etish, deputatlarning vakolatlarini to‘laqonli amalga oshirish hamda qabul qilinayotgan qarorlarning ijrosini tizimli nazorat qilishdan iborat.

Kotibiyat o‘z faoliyatini mahalliy Kengash raisi hamda Kotibiyat mudiri rahbarligida amalga oshiradi. Kotibiyat xodimlarining mehnat munosabatlari mahalliy Kengash vakolat muddatiga bog‘liq emas. Bunda faqat Kotibiyat mudiri mahalliy Kengash vakolati muddatiga deputatlar orasidan mahalliy Kengash raisi tomonidan tayinlanadi va doimiy asosda faoliyat yuritadi.

Kotibiyatning bosh mutaxassislari va yuriskonsulti Kotibiyat mudirining tavsiyasiga ko‘ra mahalliy Kengash raisi tomonidan lavozimga tayinlanadi hamda lavozimidan ozod etiladi.

Kotibiyat mudiri bir vaqtning o‘zida haq to‘lanadigan boshqa faoliyat bilan shug‘ullanishi mumkin emas. Faqat ilmiy, ijodiy va pedagogik faoliyat bilan shug‘ullanishiga ruxsat etiladi. Agar Kotibiyat mudiri o‘z vazifalarini vaqtincha bajara olmasa, uning vazifasi mahalliy Kengash raisining kelishuvi bilan deputatlardan biriga vaqtincha yuklatiladi.

Kotibiyatda hujjatlar bilan ishlash mahalliy Kengash qarori bilan tasdiqlangan ish yuritish yo‘riqnomasi asosida amalga oshiriladi. Bu esa hujjatlar aylanishining qonuniyligi, shaffofligi va samaradorligini ta’minlashga xizmat qiladi.

Kotibiyat mudiri Kotibiyat faoliyatiga bevosita rahbarlik qiladi hamda uning zimmasiga qator muhim vazifalar yuklatilgan. Jumladan, u Kotibiyat mutaxassislari faoliyatini tashkil etadi, O‘zbekiston Respublikasi Oliy Majlisi Senati qo‘mitalari va Senat devoni bilan hamkorlikni yo‘lga qo‘yadi, mahalliy Kengash ish rejasiga muvofiq sessiya kun tartibiga kiritiladigan masalalar bo‘yicha hujjatlar loyihalarining sifatli tayyorlanishini tashkil etadi.

Shuningdek, Kotibiyat mudiri mahalliy Kengash qarorlari loyihalarini kelishish jarayonini muvofiqlashtiradi, qabul qilingan qarorlarning ijrosi ustidan tizimli nazoratni ta’minlaydi, Kotibiyat xodimlari o‘rtasida vazifalar taqsimotini ishlab chiqadi hamda tasdiqlash uchun mahalliy Kengash raisiga taqdim etadi.

Kotibiyat mudiri mahalliy Kengashda ish yuritishning belgilangan tartibda olib borilishini ta’minlaydi, Kotibiyat xodimlarining malakasini oshirish, ularni rag‘batlantirish yoki intizomiy javobgarlikka tortish yuzasidan mahalliy Kengash raisiga takliflar kiritadi.

Bundan tashqari, u mahalliy Kengash sessiyalari va doimiy komissiyalar majlislarini tashkillashtiradi, Kotibiyatning moddiy-texnik ta’minoti bilan bog‘liq masalalar yuzasidan qonunchilikda belgilangan tartibda shartnomalar tuzadi, xizmat guvohnomalarining berilishi va qaytarib olinishini nazorat qiladi.

Kotibiyat mudiri zimmasiga yuklatilgan barcha vazifalarning o‘z vaqtida va sifatli bajarilishi uchun shaxsan javobgar hisoblanadi hamda mahalliy Kengash raisining topshiriqlariga muvofiq boshqa vazifalarni ham amalga oshiradi.

Kotibiyat faoliyatining samarali tashkil etilishi xalq deputatlari mahalliy Kengashlari faoliyatining uzluksizligi, qabul qilinayotgan qarorlarning sifatli tayyorlanishi va ijrosini ta’minlash, shuningdek deputatlarning o‘z vakolatlarini samarali amalga oshirishida muhim ahamiyat kasb etadi.